انتخاب آن که کجا کار کنیم، چگونه کار کنیم و چه زمان کار کنیم، همگی قابل بسط است. هم اکنون دفتر با کافی شاپ، نیمکت و پارک در رقابت است. با آنکه تکنولوژی اجازه می دهد که افراد هرجا و هر زمان بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، اما هنوز هم ارتباط رو در رو وجود دارد.متخصصان کاری، نویسندگان و مدیریت پیشین شرکت نفتی چارلز هنری بر این باورند که”دفتری که ما می شناسیم ممکن است چیزی از گذشته باشد. دفتر یک مکان اجتماعی و مکانی برای ملاقات است.”او بر این باور بود که سازمان ها باید قابل تطبیق و نامتمرکز باشند که مرکز آن توسط اهداف مشترک و حمایت شده و بر اساس اعتماد دوطرفه مدیریت شود. نیاز به ارتباط فیزیکی با دیگران و آمدن به یک مکان عمومی، یک نیاز انسانی است.Larry Prusak، مشاور و محقق می نویسد که: کار جامعه است.
Malcolm Gladwell در مورد اینکه این اختراع اجتماعی است و قلب دانش اقتصاد است، می نویسد.رئییس پیشین ذخیره ی فدرال، Alan Greenspan می¬گوید که ما هم اکنون در اقتصادی زندگی می کنیم که”ارزش بصورت گسترده در ایده مشاهده می شود تا ظرفیت”.
ایجاد یک ظرفیت هوشمند سازمانی در یک اقتصاد رقابتی ضروری است. جذب کارکنان باهوش به اندازه ی نگهداری آنها حیاتی است. نقش نمای دفتر ابداع و خلاقیت چیست؟ و در اقتصاد کنونی، مزیت ایده ها ی رقابتی چیست و محیط کاری چگونه می تواند همکاری و تفکر را تشویق نماید؟
*درجات مختلف تشریفات:
Laura Leenhouts محقق در هرمان میلر می گوید که محیط کاری نیازمند تطبیق دادن درجات مختلفی از تشریفات است که چیزی فراتر از میزها و اطاق های کنفرانس است. او می گوید”بخشی از کاری که انجام می گیرد این است که نسبت به محیط های کاری سنتی، فضا و انرژی متفاوتی را طلب می کند.”
همچنین می توان محیط کاری با درجات متفاوتی از تشریفات را ایجاد نمود. در یک طرف طیف تشریفات، یک کافه یا مکان عمومی قرار دارد. این مکان ها غیر رسمی بوده دارای صندلی های نرم و نور کم می باشند. این چنین مکان هایی برای ایجاد سر و صدا و استراحت ها آزاد می باشد. در طرف دیگر طیف اطاق های ملاقات رسمی وجود دارند که در این چنین اماکن کارها بهتر طبق برنامه انجام می گیرد. در این طیف فواصل غیر رسمی زیادی برای کارهای گروهی یا فردی و همکاری برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده وجود دارد.
ایجاد درجات مختلف تشریفات در اداره باعث ایجاد انتخاب های مختلفی می گردد. همچنینLeenhouts می گوید که باعث راحتی بیشتر در دفتر می شود، چه مکانی با تشریفات را ترجیح دهند، چه بی تشریفات و چه ترکیبی از آن. درجات مختلف تشریفات می تواند به افراد این امکان را بدهد که بسته به پروژه و حالت آنها، انتخاب روز به روز تشریفات را داشته باشند. نتیجه ی این کار این می شود که افراد راحت، موثرتر و سودمندتر خواهند شد. این کار باعث خواهد شد که سازمان به اهداف خود رسیده و کارمندان باهوش را نگه داشته و با ایجاد نشست هایی دانش را بیشتر به اشتراک گذارد.
*درجات مختلف پوشیدگی و اثر متقابل:
انتخاب و تفاوت با ایجاد درجه ای از پوشیدگی و اثر متقابل اتفاق می افتد.درجه ی همکاری در آن از هر زمانی بیشتر است. این امر به دلیل تشخیص مکان کاری، یک روش مبتنی بر تیم است. طراحDEGW،Andrew Laing، می نویسد که:”فرض دفتر به عنوان مرکز همکاری، جایگزین فرض دفتر به عنوان مکانی که کارمندان بصورت فیزیکی در آن جمع شده اند، شده است”.
این موضوع در واقع ادامه ی تفکر پراپست از محیط کاری است”که به صورتی چیده شده است که کارکنان با یکدیگر و با مدیریت در ارتباط باشند.درواقع طرحی برای فضاهای باز است.”او این چنین نوشت که یک دفتر باز با ارتباطات بیشتر باعث اجتماع طبیعی افراد با یک حس مثبت تعلق و سودمندی همراه خواهد شد”. یک انجمن طبیعی از افراد با اولویت های فردی نمی تواند با یک راه حل یکپارچه، موثر یا ساده گردد.
کارهای زیادی بر روی گروه هایی که در آن افراد برایشان بصورت مجزا تفکر و تصمیم گیری مشکل است، انجام شده است. اما حد میانه ای که کار تیمی وجود داشته باشد و همچنان بر کارهای فردی تمرکز داشته باشد، چیست؟ تیم ها از افراد تشکیل شده اند که نیازمند شرکت انفرادی هر فرد است.Leenhouts می گوید که یکی از راه های انجام دادن این امر ایجاد مرکزی است که درجات پوشیدگی مختلفی را ارائه می دهد. “زمان هایی وجود دارد که ما نیازمند پوشیدگی هستیم و زمان هایی وجود دارد که نیازی به آن نداریم. افراد کمی هستند که به پوشیدگی در تمامی زمان ها نیاز دارند.” با دادن انتخاب به اشخاص و واکنشی کردن محیط، سطح سادگی خاصی را به محیط کاری اضافه کنید. افراد زمانی احساس راحتی می کنند که بدانند وظایف در دستشان است.
یک دفتر خصوصی لزوماً به این معنا نیست که از نظر معماری دارای فضای خصوصی باشد. در بسیاری از موارد، پوشیدگی می تواند از طریق طرح های باز دفاتر که کنترلی از جمله در ها و پارتیشن های بلند را فراهم می آورد. پراپست بر این باور بود که طرح ریزی کارا برای فضای دفتر باید همیشه با کاربر آغاز شود. برخی سازمان ها سطح بالاتری از پوشیدگی را در داخل دفاتر اشخاص فراهم می آورند. برخی دیگر تنها برای یک سطح طراحی شده اند. بله، هنوز هم پارتیشن ها(اطاقک)  برای کارکنان فضای خودشان را فراهم می کنند. با تهیه ی فضای کاری متفاوت، افراد می توانند آنجایی که می خواهند را برای کار خود انتخاب کنند. (شکل 3) پراپست با این فرضیه موافق است.
پراپست می گوید:”پوشیدگی تنها پاسخی نیست که ما بدان نیاز داریم. ما به شمول نیازمندیم. نمی توانیم بدون ارتباط با دیگران دوام بیاوریم. شمول یک نیاز ضروری است، ایده ای خوب برای آنکه بخشی از خانواد ه ی فعالیت باشیم”.
خانواده ی فعالیت شامل ایجاد نگهداری و افزایش ظرفیت های هوشی و اجتماعی است.پراپست بر این باور بود که هم شمول و هم پوشیدگی مورد نیاز هستند که پوشیدگی ها را برای اشکال جدید حصار کشی و دسترسی تطبیق می دهد. او ادامه داد که برای”نگهداری مکان خصوصی با طراحی محیط مناسب با سلیقه ی خود، باید به یکدیگر دسترسی آزاد بیشتری داشته باشیم”.
دسترسی به یکدیگر می تواند به صورت یک وقفه ی برنامه ریزی نشده و مختصر باشد. گزارش هرمان میلر در مورد مهندسان کامپیوتر، اثر متقابل بین همکاران را اینطور شرح می دهد:”وقتی چیزی ناخوشایند پیش می آید، وقفه ضروری خواهد بود. تمامی مهندسان می دانند که آنها هدفشان را با یکدیگر به اشتراک گذاشته اند و هر یک از آنها نیاز دارند که وقفه دهنده باشند”.پراپست در مورد کاهش فواصل به عنوان یک ضرورت چنین گفته است: “دسترسی بصری بر اساس نیاز به دیده شدن است.”
نمای قرن بیست و یکم، بر اساس تغییرات ارتباطات شکل گرفته است. همچنین نمای محیط کاری برای افزایش این ارتباطات در حال قوی تر شدن است و به افراد این امکان را می دهد که انتخاب بیشتری در نحوه ی کارشان داشته باشند.
*قانون 5: تجربه ی کاری را توانگر سازید:
کار باید محرک، چالش بر انگیز و لذت بخش باشد. محیط های کاری می توانند به ایجاد یک محیط منعطف و باز برای تغییر و خوشبختی کمک کنند.
فضای دفتر می بایست محیطی محرک برای کارمندان باشد.Mary Collette Wallace، محقق کسب و کار می گوید “یکی از روش هایی که کسب و کارها که کارمندان را جذب و نگهداری می کنند این است که “محیطی مثبت، با انرژی، منعطف و دینامیک” را فراهم می کنند.
Dilbertville با تعداد زیادی اشکال و پیکربندی ها جایگزینی شد. پنل های تک رنگ جایگزین الگوها شده اند. قرار دادن عناصر طبیعی، اشکال ارگانیک و دسترسی به نور طبیعی خصوصیات دفتر کاری از نظر پراپست و Burolandschaft بوده است که هم اکنون اهداف مشترک طراحی شده اند.
مهمتر آن که مراکز چند صلاحیتی به کارکنان نماهای مختلفی می دهد. اما این دید برای ایجاد شدن نیاز به کار دارد. طراحی مراکزی که دارای فرصت هایی برای همکاری، برآمدگی و شکاف هایی برای فرار و یا مزیت های خاصی هستند، نیازمند برنامه ریزی دقیق و تفکری خلاق هستند. مرکزی که مبتنی بر تغییر است می تواند پشت صحنه ای را برای صحنه های “من یافتم” ایجاد نماید که در آن بتوان کنگره ها و ملاقات های پیش بینی نشده را اجرای نمود.
کسب و کار ابتدای شناسایی مرکز به عنوان یک ابزار استراتژیک کاری است که در دهه های زیادی به عنوان ابزاری که به سختی تغییر می کند، دیده شده است. نمای رقابتی باعث تغییر می شود. افراد فاکتورهای مختلفی برای پیروزی در کار دارند.ساختمان ها و اثاث آنها می توانند سودمندی را افزایش دهند.Leenhouts می گوید ما نیاز داریم که محیط کاری را برای افراد بالا بکشیم.
پراپست اذعان داشت از آنجایی که تغییر غیر قابل اجتناب است، مهم است که آنرا پذیرفته و به راحتی تغییر دهیم. “غلبه بر رسمی کردن بیانات و تشابهات یک عمل سازمانی جدی را می پذیرد.” برای آن که عملی گردد، نیازمند تفکر در مورد کاربر است. و این باعث می شود که”خیلی از تصاویر طرح ها جذاب نباشند… فرمی وجود نداشته باشد”
*قوانین ایجاد شده:
همانطور که پراپست چند سال پیش گفت، در دفتر احترام بیش از حد مطبوع نمی باشد. بر این اساس وجود آینده ای خوب و طولانی محتمل است.
آزادی برای کار در هرجایی یک گزینه ی حتمی است، اما افراد بازهم به دفتر می آیند. چه آنها به داخل پارتیشن های(اطاقک)  خود بیایند یا در مکان های عمومی باشند، ملاقات های کاری یک نیاز مهم است. دفتر یک مرکز کاری و اجتماعی است. به محض آنکه سازمان بتواند به صورت یک مرکز مبتنی بر تغییر دیده شود، افراد با روش های کاری اجتماعی و خلق مناسب می توانند دیده شوند.
حدود 40 سال پیش، قوانین پراپست محیط کاری را به صورت زیر معرفی کرده است.
– قانون 1: مفاهیم بخشیدن: پیچیدگی محیط سازمانی با موارد غیرقابل پیش بینی و نیازمندی های آینده همراه می کند.
– قانون 2: به خوبی با تغییرات کنار بیایید. “: اگر تغییر به معنای دوره ای گرد و خاک، اغتشاش و از دست رفتن زمان باشد، چرایی عمر زیاد کفش های کهنه قابل درک خواهد بود.
– قانون 3: بیان و برنامه ریزی آنلاین: پیاده سازی باید هدف برنامه ریزی باشد حتی اگر طرح به خوبی کار نکند. کاربران اغلب بهترین قضاوت را در مورد کار دارند.
برای تغییر محیط کاری، در این نمای جدید ،قانون جدید به تفکرات اصلی پراپست اضافه خواهیم کرد.
– قانون 4: ایجاد انتخاب و گوناگونی: دفتر باید مکانی برای آمدن افراد و خلق و تسهیم باشد.
– قانون 5: تجربه ی کاری را غنی سازید: کار باید به صورت همزمان به صورت چالشی و لذت بخش باشد. مکان های کاری می تواند به ایجاد یک فرهنگ منعطف کمک کند.
پراپست فضای کاری را بصورت “جنبشی، فعال، آگاه و پیروزمندانه” توصیف نمود. نمای جدید می تواند مرتعش و مولد باشد. همچنین برای نیازهای افراد کاری طراحی شده باشد. نشانه های قوانین پراپست را می توان در چنین محیطی مشاهده نمود.

http://www.hermanmiller.com/research/research-summaries/forward-thinking-why-the-ideas-from-the-man-who-invented-cubicles-still-make.html